Haan industrial: AFAS, Mendix én de U-Turn

Binnen HAAN Industrial streven zij dagelijks naar het leveren van de best mogelijke oplossingen en het geven van passend advies. HAAN biedt oplossingen over de hele technische breedte op het gebied van proces- en productieoptimalisatie, machinebouw, technisch onderhoud en het leveren van vakspecialisten. Ze positioneren zich als dé technisch dienstverlener van Nederland dankzij een compleet pakket aan services: van ontwerp, engineering en fabricage tot service, onderhoud en revisie of vervanging. Meer dan 100 HAAN-specialisten werken allen met hetzelfde motto: ‘HAAN makes it happen’.

Bart Drissen is werkzaam voor zowel HAAN Industrial Group als voor de overkoepelende organisatie Koobra Invest. Als Manager Finance & Control houdt hij zich iedere dag bezig met de financiële werkzaamheden voor alle dochterondernemingen. Naast deze dagelijkse werkzaamheden, heeft Bart zich het afgelopen half jaar gefocust op de implementatie van de software van AFAS bij HAAN. Tijdens het hele project is Bart intensief bij alle stappen betrokken geweest. Zo voerde hij de intakegesprekken, nam hij de rol van Projectleider vanuit HAAN aan en was hij onderdeel van de werkgroepen. Bart was hét aanspreekpunt voor zowel HAAN als KWEEKERS.

AFAS-implementatie: opvolgen van de zusters

Binnen Koobra Invest wordt al langere tijd gebruik gemaakt van AFAS Software. Tot op heden was dat bij HAAN Industrial maar beperkt het geval. Tot een half jaar geleden werkte HAAN alleen nog met de AFAS HRM en Payroll-module. Om aan te sluiten op de langetermijnvisie van Koobra Invest was het voor HAAN noodzakelijk de volledige overstap naar AFAS te maken. De primaire doelen van deze overstap waren onder andere het vereenvoudigen van de communicatie tussen alle zusterorganisaties én het vereenvoudigen van de interne processen. Daarom viel de keuze op AFAS en KWEEKERS als partner om HAAN te helpen bij de overstap.

De samenwerking met KWEEKERS was volgens Bart een logische stap. “KWEEKERS was én is onze vaste AFAS-partner bij ProfCore”, vertelt Bart. “Een aantal jaar geleden maakten we bij HAAN de overstap naar AFAS voor HRM. Daarvoor haalden we KWEEKERS aan boord. Sindsdien zijn we aan hen verbonden. Toen we besloten om AFAS voor de rest van de processen te implementeren, was het een logische keuze om voor KWEEKERS te kiezen. We zijn zo tevreden dat we niet eens verder hebben gekeken. Deze samenwerking voelt gewoon goed.”

Implementatie van Financieel en Projecten

KWEEKERS en HAAN Industrial startten deze implementatie met een kick-off. Die kick-off meeting is belangrijk om de scope van de projecten te bepalen en doelen te stellen. Hierdoor werd duidelijk dat de hoofdfocus zou liggen op het onderbrengen van de modules Financieel en Projecten binnen AFAS Profit. Toch wist Bart dat het hier niet bij zou blijven. Bart: “Aan het begin van het project hebben we met KWEEKERS afgesproken om te starten met de implementatie van AFAS voor onze hoofdprocessen. Wanneer deze goed staan en de medewerkers aan het nieuwe systeem gewend zijn, kun je de kleinere, overige processen gaan implementeren. Zo kun je de organisatie nog verder ontzorgen. Het implementeren van AFAS biedt een organisatie heel veel optimalisatiekansen.”

Mendix on top of AFAS voor een nieuw planningssysteem

Een voordeel van een samenwerking met de KWEEKERS Groep is dat we meerdere oplossingen in huis hebben. Van dit voordeel heeft HAAN slim gebruik gemaakt. Parallel aan de kick-off fase van AFAS bij HAAN werd er binnen de overkoepelende organisatie gekeken naar een nieuw planningssysteem voor alle zusterorganisaties. Het werd vrij snel duidelijk dat bestaande opties op de markt onvoldoende aansloten bij de eisen. Voor die wens werd de interne samenwerking met ddots opgezocht. Bart: “Tijdens de kick-off fase met KWEEKERS bespraken we ook onze wensen voor een nieuw planningssysteem én de problemen waar wij in de huidige markt tegen aan liepen. Via KWEEKERS kwamen we terecht bij ddots. Zij boden ons een maatwerkapplicatie die precies aansloot bij al onze eisen. Het lastige aan ons planningssysteem is dat het verschillende takken van sport moet kunnen plannen. Aan de ene kant hebben we detachering, waar medewerkers een hele dag bij dezelfde klant werken. Aan de andere kant hebben we projecten, waar medewerkers op één dag aan wel tien verschillende projecten met allerlei verschillende variabelen kunnen werken. In bestaande planningssystemen was het vrijwel onmogelijk om deze tweedeling te kunnen maken. Samen met KWEEKERS hebben we nu een applicatie gebouwd waar deze verschillende werkzaamheden allemaal te plannen zijn binnen één systeem. ”

Ondanks dat de maatwerkapplicatie nog niet lang in gebruik is, is Bart al wel tevreden met de huidige versie. “De applicatie is volledig ‘from scratch’ gebouwd”, vertelt Bart. “Hierdoor was het in het begin wel spannend hoe het er uiteindelijk uit zou komen te zien. Nu we de applicatie in gebruik hebben, kan ik er alleen maar positief op reageren. Er moeten nog wat aanpassingen worden gedaan qua slimmigheden en performance, maar het grootste gedeelte staat goed. Het meest fijne aan de maatwerkapplicatie is dat ze bij KWEEKERS werken met Mendix on top of AFAS. Middels een live-koppeling tussen Mendix en de AFAS-omgeving, wordt alle benodigde informatie aan elkaar gekoppeld. Zo wordt bijvoorbeeld alle informatie van medewerkers via de koppeling uit AFAS in Mendix geplaatst. Dit scheelt aan onze zijde handmatig werk.”

U-Turn voor het aanmaken van een externe mappenstructuur

Naast het beheren van een eigen planningssysteem, was een andere grote wens van HAAN dat het mogelijk was om te werken met een lokale mappenstructuur voor het aanmaken van projecten. Aangezien AFAS werkt in een cloud-omgeving, kon dit binnen de standaard kaders niet gerealiseerd worden. Hier was een oplossing voor nodig. Opnieuw werd binnen de KWEEKERS Groep de samenwerking opgezocht. Dit keer met de U-Turn. “Door de inzet van de U-Turn is het mogelijk om te werken met een lokale mappenstructuur op onze eigen servers”, vertelt Bart. “Zodra er een nieuw project in AFAS wordt aangemaakt, wordt er ook een map aangemaakt op de server. Het pad van deze map wordt door de U-Turn ook weer teruggeschreven naar AFAS. Een goede wisselwerking, dus. De systematiek en techniek van de U-Turn werkt uitstekend. Op dit moment wordt de mappenstructuur buiten AFAS om de paar minuten geüpdatet. We hopen dat we daar nog wat verbeteringen in kunnen behalen zodat deze sneller geüpdatet wordt, maar voor nu voldoen de koppelingen volledig aan onze wensen. De U-Turn bood ons kansen die de standaard mogelijkheden binnen AFAS ons niet kon bieden.”

Toekomstplannen: digitaliseren van urenregistratie

Inmiddels is HAAN Industrial volledig over naar AFAS voor zowel de modules Financieel als Project. Na al het harde werk beginnen ze de efficiëntie intern steeds beter te merken. Bart: “In het begin is de overgang van het oude systeem naar AFAS voor iedereen wennen. Toch merk je dat de voordelen, vooral aan de kant van Financieel, steeds zichtbaarder worden. AFAS is zo ingericht dat we met minder handelingen in een snellere tijd projecten kunnen factureren. De komende tijd gaan we ons vooral focussen op het optimaliseren van alle processen. Uiteindelijk moeten alle programma’s met elkaar kunnen praten. Zo moet de maatwerkapplicatie van ons planningssysteem praten met de app voor onze medewerkers, die weer informatie uitwisselt met AFAS en vice versa. Als we voor al onze processen dezelfde database gebruiken is dit mogelijk. De laatste stap in dit proces is het digitaliseren van de urenregistratie. We hopen dit binnen een aantal maanden te kunnen realiseren. Dan gaan we de efficiëntie van AFAS al helemaal merken!”